Belajar dari Mckinsey…

Bagaimana Cara Menyelesaikan Permasalahan Secara Sistimatis

(Bagian 1 – Disadur dari The Mckinsey Way by Ethan M. Rasiel )

Mungkin anda pernah mendengar konsultan manajemen yang terkenal dan teratas sampai saat ini, itulah Mckinsey, banyak sekali korporasi besar tertolong oleh bantuan para konsultan Mckinsey terutama bagaimana mereka menyelesaikan permasalahan atau bahkan meningkatkan kinerja perusahaan. Tulisan ini akan dibagi menjadi 4 bagian , bagian pertama menjelaskan bagaimana para konsultan Mckinsey membangun solusi , bagian kedua menjelaskan bagaimana melakukan pendekatan pada solusi, sementara dua bagian akhir akan membahas bagaimana para konsultan memecahkan masalah bisnis dan menjual penyelesaian tersebut pada pelanggan.

Membangun Solusi

Sebagai konsultan dengan kredibilitas tinggi , semua konsultan dibekali bagaimana cara menyelesaikan segala permasalahan secara sistimatis dan tepat guna. Hal ini dikarenakan para konsultan sangat yakin dan percaya bahwa kiprahnya dalam projek penyelesaian mewakili perusahaan, yang tentunya sampai saat ini adalah perusahaan konsultan terbaik yang ada di jagat ini. Ada 3 komponen yang selalu dilakukan oleh para pekerja di Mckinsey dalam membangun solusi :

1. Berdasarkan Fakta

Menelusuri fakta terkait permasalahan, semua hal yang terkait dengan analisa harus berdasarkan fakta yang ada, tidak berdasarkan insting atau perkiraan.

2. Terstruktur secara ketat

Semua data yang diperoleh harus disusun dan dikelompokkan secara sistimatis, jika ada yang tidak terlalu relevan bisa dijadikan data sekunder

3. Didorong oleh hipotesis

Proses penelusuran data didorong oleh hipotesis yang sebelumnya sudah didiskusikan ole tim, hal lain yang tidak didorong oleh hipotesis awal bisa dijadikan alternatif pemikiran untuk menentukan faktor lain yang mungkin muncul pada proses pemecahan masalah.

Beberapa langkah sederhana dalam penentuan hipotesis awal yang dilakukan para konsultan adalah sebagai berikut :

• Mencerna sebanyak mungkin dasar fakta yang sangat relevan dengan permasalahan atau rencana perbaikan yang dilakukan
• Melakukan research dari hasil publikasi perdagangan atau industri sejenis, sehingga dapat mengidentifikasi ciri khas dari persoalan industri yang dihadapi
• Berdiskusi dengan orang – orang yang ahli dalam bidang yang sesuai dengan permasalahan yang kita hadapi.

Proses yang dilakukan ini dapat menghasilkan hipotesis awal untuk mengidentifikasi pemicu kunci (key drivers) dari permasalahan, yang selanjutnya dapat ditentukan rekomendasi penyelesaian masalah tersebut.

Metode MECE

MECE ( diucapkan “mee – see”) – “ mutually exclusive , collectively exhausted” ( saling eksklusif , lengkap secara kolektif), hal ini merupakan prasyarat mutlak dari proses pemecahan masalah di Mckinsey. Setiap dokumen, (termasuk intenal memo), setiap presentasi , e-mail , voice mail yang dihasilkan konsultan oleh seorang konsultan diharapkan menjadi MECE. Metode ini dimulai dari tingkat tertinggi solusi dari pokok – pokok persoalan, selanjutnya diselidiki apakah ada kaitannya antara persoalan yang berbeda, jika ada, maka hal ini termasuk saling eksklusif (mutually exclusive), jika semua hal yang terkait sudah dipikirkan diantara kelompok kerja maka persoalan sudah lengkap secara kolektif (collectively exhausted)

Sebagai contoh untuk studi kasus sebagai berikut ada perusahaan perkakas yang berniat , meningkatkan kinerja penjualan, dari hasil curah pendapat awal, mungkin muncul beberapa ide yang terkait penjualan :

• Mengubah cara menjual perkakas
• Memperbaiki cara kita memasarkan perkakas
• Mengurangi biaya satuan per unit perkakas

Selanjutnya dilakukan proses curah pendapat untuk memikirkan secara lengkap dan kolektif dari semua anggota tim. Sekarang kita akan memperoleh hasil sebagai berikut :

• Mengubah cara menjual perkakas kepada outlet eceran
• Memperbaiki cara memasarkan perkakas pada konsumen

o Merekayasa kembali proses produksi untuk meningkatkan kualitas perkakas

• Mengurangi biaya satuan dari perkakas

o Merekayasa proses produksi untuk mengurangi biaya satuan

Untuk lebih jelasnya bagiamana para konsultan Mckinsey membangun solusi seperti terlihat pada gambar 1.

Gambar 1 – Proses pengujian hipotesis

Dari proses ini akan diperoleh pemicu kunci dari masing – masing permasalahan yang selanjutnya dapat diformulasikan menjadi rekomendasi ..., selamat mencoba salam pembelajar , Learn Action and Success ( TY- Bagian 1 dari 4 tulisan)